Gepubliceerd: · Bijgewerkt:
Een webshop koppelen aan AFAS kan handmatig overtypen van klanten en orders verminderen. Maar de koppeling moet ook omgaan met ontbrekende productcodes, afwijkende klantafspraken en tijdelijke storingen. Begin daarom met het proces dat u wilt verbeteren, voordat u een connector of maatwerkoplossing kiest.
Een duidelijke opdracht beschrijft welke gegevens van de webshop naar AFAS gaan, wat terug moet komen en wie afwijkingen controleert. Zo kunt u beoordelen of een bestaande koppeling voldoende is of dat aanvullende ontwikkeling nodig is.
Wat wilt u tussen webshop en AFAS synchroniseren?
Maak een overzicht per gegevensstroom. ‘Alles koppelen’ is onvoldoende om de werking te testen of een offerte te vergelijken.
| Gegevensstroom | Vragen voor de voorbereiding |
|---|---|
| Klanten | Wanneer wordt een debiteur aangemaakt en hoe herkent u een bestaande klant? |
| Artikelen | Welk systeem beheert productcodes, varianten en eenheden? |
| Prijzen | Welke bron bepaalt prijzen, kortingen en klantspecifieke afspraken? |
| Voorraad | Welk voorraadbegrip toont de webshop en hoe vaak wordt dat bijgewerkt? |
| Orders | Wanneer is een bestelling gereed om door te sturen? |
| Levering en retour | Welke statuswijzigingen moeten beide systemen kunnen verwerken? |
Leg voor iedere stroom de richting, frequentie en bron vast. Als AFAS leidend is voor een klantgegeven, moet een webshopupdate dat gegeven niet onbedoeld weer vervangen.
Hoe werken AFAS App-connectoren?
AFAS gebruikt App-connectoren om externe applicaties toegang te geven tot geselecteerde connectoren. Volgens de AFAS-documentatie bepaalt de App-connector welke GetConnectors, UpdateConnectors en eventuele andere connectoren beschikbaar zijn. De externe applicatie gebruikt een token voor de bijbehorende toegang.
Een GetConnector wordt gebruikt om gegevens op te halen. Welke velden en selectie daarvoor beschikbaar zijn, hangt af van de connector en uw inrichting. Controleer dus de actuele mogelijkheden in uw eigen Profit-omgeving. Met een naam van een connector alleen is nog niet vastgesteld dat alle benodigde gegevens beschikbaar zijn.
Gebruik een aparte App-connector voor de externe applicatie en beperk de toegang tot wat de koppeling nodig heeft. Laat een beheerder de inrichting en rechten controleren. Deel tokens via een veilige overdracht en neem ze niet op in een openbaar document of de frontend van uw webshop.
Standaardconnector of maatwerk?
Een standaardkoppeling kan geschikt zijn als de ondersteunde gegevensstromen en uw proces overeenkomen. Controleer vooraf de ondersteunde versies, de benodigde AFAS-inrichting en de manier waarop fouten worden hersteld.
Bij een Shopware-, Magento- of WooCommerce-webshop is het belangrijk om naar de concrete mogelijkheden van de gekozen integratie te kijken. De vermelding van een platform betekent niet automatisch dat iedere uitbreiding, prijsregel of retourstroom wordt ondersteund.
Maatwerk kan passend zijn bij een apart B2B-portaal, meerdere administraties of aanvullende goedkeuring. Een Laravel-applicatie kan zo’n proces ondersteunen, maar voegt ook beheer en onderhoud toe. Vergelijk daarom de complete oplossing, inclusief monitoring en toekomstige updates.
Een voorbeeld van gecontroleerde orderverwerking
Stel dat een zakelijke klant in de webshop bestelt. Een beheersbare verwerking kan uit de volgende stappen bestaan:
- Controleer of de order aan de afgesproken voorwaarden voldoet, bijvoorbeeld de vereiste betaal- of goedkeuringsstatus.
- Koppel de klant en productregels aan de juiste codes in de administratie.
- Verzend de bestelling met een stabiel extern ordernummer.
- Sla het antwoord en de ontvangen verwijzing op bij de oorspronkelijke order.
- Toon een afwijking aan de beheerder wanneer verwerking niet lukt.
Dit is een ontwerpvoorbeeld, geen beschrijving van een standaard AFAS-functie. De uiteindelijke inrichting hangt af van uw administratie en de gekozen connectoren.
Wat gebeurt er bij een time-out of dubbele order?
Een time-out vertelt niet altijd of de ontvanger iets heeft opgeslagen. Wanneer u hetzelfde bericht opnieuw verstuurt, kan anders een tweede bestelling ontstaan. Zorg daarom dat de koppeling een eerdere verwerking kan herkennen en dat opnieuw proberen een bewuste, controleerbare handeling is.
Spreek ook af hoe lang berichten mogen blijven wachten. Een voorraadupdate die uren oud is, vraagt een andere opvolging dan een order die kort op een nieuwe poging wacht. Toon onverwerkte berichten en maak duidelijk wie verantwoordelijk is voor herstel.
Test ook uitzonderingen en retouren
Een acceptatietest hoort meer te omvatten dan één geslaagde bestelling. Test een bestaande en een nieuwe klant, onbekende productcodes, kortingen, afwijkende adressen, annuleringen en gedeeltelijke leveringen. Neem ook een tijdelijk onbereikbare omgeving en een herhaald bericht mee.
Vergelijk bedragen en aantallen aan beide kanten. Laat de medewerkers die het proces dagelijks uitvoeren beoordelen of de uitkomst bruikbaar is. Leg vast welke handmatige stappen na livegang overblijven.
Een B2B-webshop of klantportaal koppelen aan AFAS
Een zakelijke klant wil bijvoorbeeld eigen prijzen zien, opnieuw bestellen en facturen terugvinden. Bepaal daarom eerst welke handelingen de klant zelf moet kunnen uitvoeren. Een B2B-webshop richt zich op bestellen; een klantportaal kan daarnaast informatie en processen rondom de klantrelatie beschikbaar maken. Welke combinatie nodig is, hangt af van uw werkwijze.
Klantspecifieke prijzen vragen om duidelijke afspraken
Leg vast welke klant bij welke verkooprelatie hoort en welk systeem de prijs bepaalt. Bespreek ook staffels, kortingen, valuta en het moment waarop een prijs opnieuw wordt gecontroleerd. De prijs die een klant ziet en de prijs waarmee de order wordt verwerkt moeten volgens dezelfde afspraken tot stand komen. Test dit met representatieve klanten en producten.
Maak het portaal bruikbaar voor klant én beheerder
Denk naast het scherm voor de klant ook aan het beheer. Wie kan een niet-verwerkte order bekijken? Hoe ziet een medewerker dat gegevens verouderd zijn? Welke informatie mag iedere gebruiker zien? Maak deze afspraken onderdeel van de acceptatietest en laat de dagelijkse gebruikers de uitkomsten beoordelen.
Onze B2B-webshop met AFAS-koppeling voor B2Bshop laat zien hoe we klantprijzen, een dashboard en gebruikersfeedback samenbrachten. De case beschrijft die opdracht; de benodigde inrichting voor uw organisatie bepalen we afzonderlijk.
Hoe bereidt u een offerte voor?
Verzamel de gebruikte platform- en AFAS-versies, een overzicht van gegevensstromen en enkele representatieve voorbeelden. Beschrijf daarnaast de huidige fouten en de tijd die handmatige verwerking kost. Vraag expliciet naar testomgeving, documentatie, monitoring, onderhoud en herstel bij storingen.
Een duidelijke afbakening maakt offertes beter vergelijkbaar. Het helpt ook om met een eerste gegevensstroom te beginnen en pas uit te breiden nadat de verwerking aantoonbaar klopt.
AFAS-koppelingen en webshopontwikkeling bij Qualide
Bekijk onze Laravel-platformontwikkeling met AFAS voor B2Bshop. Voor aanvullende processen naast een Magento-webshop leest u meer over Laravel-maatwerk en API-koppelingen. Wilt u later besteladviezen toevoegen, begin dan bij betrouwbare voorraadgegevens en vraagvoorspelling.
Wilt u de koppeling laten uitwerken? Bekijk onze aanpak voor API- en AFAS-koppelingen, met aandacht voor gegevensstromen, foutafhandeling en beheer na oplevering.
Bespreek uw webshop–AFAS-koppeling met Qualide. Met een overzicht van uw systemen en knelpunten kunnen we bepalen welke gegevensstroom als eerste aandacht verdient.
Bronnen
Bent u geïnteresseerd of heeft u nog vragen? Bel ons gerust, dan denken we graag met u mee.Van idee naar iets dat werkt
Vertel ons wat u wilt bereiken